Kaip įkelti dokumentą buhalterei?

RoboLabs sistemoje dokumentus galite pateikti keliais būdais:

• nutempdami į arba paspaudę ant laukelio pirmame sistemos lange;

• per iOS "RoboLabs" programėlę;

• siųsdami unikaliu, jūsų įmonei sukurtu elektroniniu paštu (nurodytas po laukeliu jūsų sistemos lange). Norint, kad visi dokumentai būtų tinkamai apdoroti, rekomenduojame naudoti jūsųįmonė@robolabs.lt paštą kaip pagrindinį ir vienintelį el. paštą. Siųsdami dokumentus prikabinkite prie laiško, nes dokumentai iš nuorodų į debesies talpyklą (Drive, Dropbox ar pan.) nėra parsiunčiami;

• RoboLabs sistema priima tokius failus kaip: 'pdf', 'jpeg', 'doc', 'docx', 'xls', 'xlsx', 'jpg', 'png', 'xml', 'ods', 'odt'. Siųsdami elektroniniu paštu, dokumentus prikabinkite prie laiško, nes sistema nepriima dokumentų esančių laiško tekste ir nuorodose į debesies talpyklą.

Buhalteriui galite siųsti dokumentus šiais failais: 'adoc', 'bdoc', 'csv', '7z'.

Efektyvesniam dokumentų apdorojimui, dokumentus siunčiant el. paštu, laiško pavadinime (eilutėje "Subject") galima nurodyti {A} (jei apmokėta asmeninėmis siuntėjo lėšomis) arba {K} (jei apmokėta įmonės lėšomis). Svarbu paminėti, kad norint pažymėti, jog buvo atsiskaityta asmeninėmis lėšomis, dokumentą reikia išsiųsti iš to elektroninio pašto, kuris naudojamas atskaitingo asmens paskyroje.

Taip pat labai svarbu žinoti, kad dokumentai bus apdoroti greičiau, jeigu vienu laišku siųsite vieno pirkimo dokumentus, pavyzdžiui: sąskaita faktūra + lydintis pirkimo čekis.

Jeigu norite, kad dokumentas būtų paruoštas apmokėti iškarto po apdorojimo, siųsdami dokumentą laiško pavadinime (eilutėje "Subject") pažymėkite {AP}. Būsite informuoti apie paruoštą mokėjimo ruošinį. Jeigu turite aktyvavę tiesioginę integraciją su Swedbank, Paysera arba SEB vietoje {AP} galite nurodyti atitinkamai {SWED} , {PAYSERA} arba {SEB} - taip šiuose bankuose bus iškarto suformuoti mokėjimo ruošiniai.

Tam, kad sąskaitą apdorotų kaip pirkimą/pardavimą, reikalinga nurodyti: 
{KSF} - dokumentas bus apdorotas kaip klientinė sąskaita - faktūra. 
{TSF}  - dokumentas bus apdorotas kaip tiekėjo sąskaita - faktūra.

Svarbu paminėti, kad įmonėms, kurios dirba su išplėstiniu sandėlio apskaitos moduliu, tiekėjo sąskaitų už pirktas į sandėlį prekes pateikimas ir registravimas gali būti dvejopas, priklausomai nuo sutarties ir susitarimo.

Jeigu susitarta, kad dokumentus registruojate patys, sąskaitų pateikimas ir registravimas vyksta per meniu juostoje esančią skiltį "Sandėlis" ir "Pirkimai į sandėlį". Visi kiti dokumentai pateikiami žemiau aprašomu būdu.

Jeigu susitarta, kad dokumentus registruoja RoboLabs, pateikdami dokumentus el.paštu laiško pavadinime (eilutėje "Subject"), efektyvinesniam dokumentų apdorojimui arba esant išimčiai, galite nurodyti sandėlį (jei jų yra daugiau negu vienas, nurodant @XXX) ir kaip apdoroti dokumentą - sumiškai (nurodant {NS}) ar eilutėmis kiekiškai (nurodant {S}), pvz "@WH" - priims prekes į WH sandėlį, papildomai {S} žymos nereikia, nes sandėlio lokacija jau indikuoja apie kiekinį apdorojimą. Jeigu sandėlis vienas, užtenka nurodyti tik apdorojimo būdą. Jeigu darbuotojo kortelėje yra priskirtas jam konkretus sandėlis, tai visi jo pateikti dokumentai bus priskiriami tam pačiam sandėliui esant kiekiniam apdorojimui, tokiu atveju taip pat nebūtina nurodyti sandėlio kodo laiško temoje. Visi kiti dokumentai pateikiami žemiau aprašomu būdu.

Jeigu siunčiamas dokumentas - sąskaita faktūra - el.laiško pavadinime galite nurodyti {SF}.

Svarbu paminėti, kad aukščiau aprašytų žymų naudojimas nėra privalomas, sistema dokumentus apdoros ir jų nesant.

{GPS} - šį ženklą reikia naudoti kai siunčiamas dokumentas yra ne sąskaita - faktūra, o paslaugų sutartis, tada apdorojime priverstinai uždės šį požymį ir GPM įrašas bus sukurtas. 

{NOSPLIT} - šį ženklą reikia naudoti, kai PDF failas turi kelis lapus ir reikia, kad apdorojimo metu, PDF failo neišskaidytų, o apdorotų kaip vieną.