eSign/e.parašas

Dokumentų sąrašas
Elektroniniu būdu pasirašomus dokumentus rasite paspaudę mygtuką „eSign“.
Matomas visų elektroniniu būdu pasirašomi dokumentų sąrašas.
Dokumentus galima filtruoti pagal pasirinktus filtrus.
Arba grupuoti pagal pasirinktą grupavimo būdą.

Naujo dokumento įkėlimas
Naują dokumentą įkelti galima paspaudus mygtuką „Įkelti dokumentą“ ir tada mygtuką „Įkelti“.
Atsidariusioje formoje turėtumėte įkelti norimą PDF dokumento failą. Tai padaryti galite nutempę failą į apibrėžtą laukelį arba paspaudus ant laukelio ir pasirinkus savo norimą įkelti failą. Vienu metu galima prisegti tik vieną PDF.
Kur užrašas „Dokumento pavadinimas…“ turėtumėte įvesti savo norimą pavadinimą, kad būtų lengviau atskirti dokumentą elektroniniu būdu pasirašomų dokumentų sąraše.
Pabaigoje turėtumėte pridėti partnerius, kuriuos norite pakviesti pasirašyti įkeltą dokumentą.
Spauskite „Pridėti eilutę“.
Privalomi užpildyti laukai yra „Vardas“, „Pavardė“ ir „El. pašto adresas“ arba „Telefono numeris“ pasirinktinai. Jeigu pildysite tik „El. pašto adresas“ lauką, partneris laišką su nuoroda į pasirašomą dokumentą gaus el. paštu. Jeigu pildysite tik „Telefono numeris“ lauką, partneris nuoroda į pasirašomą dokumentą gaus SMS žinute. Jei užpildysite abu laukus, partneris gaus laišką el. paštu.
Laukų aprašymai:
1. Partneris - galite pasirinkti partnerį iš partnerių sąrašo, kurie jau turi sukurtas partnerių korteles, tuomet partnerio duomenys bus užpildyti automatiškai, bet tai nėra privaloma, duomenis taip pat galima suvesti rankiniu būdu.
2. Vardas - kviečiamo asmens vardas.
3. Pavardė - kviečiamo asmens pavardė.
4. Šalis - kviečiamo asmens šalis, kurioje registruotas asmens kodas.
Šiuo metu galimi šalių variantai: Lietuva, Latvija, Estija, Islandija, Norvegija, Suomija, Belgija ir Švedija.
5. Asmens kodas - kviečiamo asmens asmens kodas.
6. El. pašto adresas - kviečiamo asmens elektroninio pašto adresas į kurį bus siunčiamas pakvietimas pasirašyti dokumentą.
7. Telefono numeris - kviečiamo asmens mobilus telefono numeris.
8. Vaidmuo - pasirinkite kokį vaidmenį atliks pakviestasis asmuo. Jeigu pasirinksite „Pasirašantysis“, tuomet pakviestasis galės pasirašyti arba atmesti dokumentą. Jeigu pasirinksite „Stebėtojas“, pakviestasis galės tik perskaityti dokumentą ir sekti dokumento pasirašymo eigą.
Pridėti įmonės vadovo duomenis galite paspaudę mygtuką „Pridėti CEO“.
Užpildžius visus reikiamus ir norimus duomenis patvirtiname dokumentą spausdami „Veiksmas“ ir „Patvirtinti“.
Patvirtinus dokumentą, atsidariusioje formoje matysite pakeistą dokumento būseną į „Patvirtintas“, savo įkeltą PDF dokumentą ir visus pasirinktus laukelius, bei užpildytus duomenis.
Šioje formoje taip pat galite viską keisti kaip ir juodraščio būsenoje paspaudus mygtuką „Keisti“ arba galite dokumentą atstatyti į juodraščio būseną paspaudus „Veiksmas“ ir „Atstatyti į juodraštį“.

Kvietimas pasirašyti dokumentą
Jeigu viskas užpildyta kaip norite, sekantis žingsnis yra pakviesti partnerius pasirašyti.
Spaudžiame „Veiksmas“ ir „Pakviesti pasirašyti“.
Kai dokumentas būna išsiųstas pasirašyti, dokumento būsena pasikeičia į „Laukiantis pasirašymo“, o partnerių sąraše partnerių būsenos pakeičiamos į „Laukiantis pasirašymo“ arba „Išsiųstas“ priklausomai nuo pasirinkto partnerio vaidmens.

Dokumento būsenos atnaujinimas
Jeigu manote ar esate įsitikinę, kad pakviestas asmuo yra pasirašęs arba atmetęs dokumentą, bet jo būsena nėra atsinaujinusi partnerių sąraše, galite paspausti „Veiksmas“ ir „Atnaujinti dokumento būseną“ mygtuką, kuris išsiųs užklausą į pasirašymo platformą ir atnaujins visus dokumento duomenis priverstinai.

Naujų partnerių pakvietimas
Jeigu norite pakviesti naujus partnerius pasirašyti dokumento spauskite „Veiksmas“ ir „Pakviesti naujus partnerius“ mygtuką.
Atsidariusiame vedlyje galite pasirinkti partnerius iš sąrašo arba suvesti partnerių informaciją ranka.
Užpildžius reikiamą informaciją spaudžiame „Pakviesti“ mygtuką.
Partneriai atsiras partnerių sąraše.

Partnerių pašalinimas
Norint pašalinti partnerius spaudžiame „Veiksmas“ ir „Pašalinti partnerius“.
Atsidariusiame vedlyje galite pasirinkti partnerius kuriuos norite pašalinti. Negalite pašalinti pasirašiusių partnerių.
Pasirinkę partnerius spauskite „Pašalinti partnerius“ mygtuką.
Partneriai bus pašalinti iš partnerių sąrašo ir nebegalės atidaryti pakviesto pasirašyti dokumento.

Dokumento parsisiuntimas
Pasirašytą dokumentą su elektroniniu parašu galite parsisiųsti paspaudę ant dokumento failo pavadinimo kuris yra po dokumentu arba „Veiksmas“ ir „Atsisiųsti pasirašytą dokumentą“.
Atsisiųsti pradinį dokumentą galite paspaudus „Veiksmas“ ir „Atsisiųsti pradinį dokumentą“.

Dokumento ištrynimas
Dokumentą ištrinti galite paspaudę „Veiksmas“ ir „Ištrinti“.
Dokumentą galite ištrinti tik tuo atveju, jeigu jo niekas dar nėra pasirašęs.
Dokumentas bus ištrintas ir iš pasirašymo platformos. Tokiu atveju jo negalės pasiekti niekas.

Dokumentų archyvavimas
Jeigu dokumentas tampa nebeaktualus ir nenorite jo matyti tarp visų dokumentų, dokumentą galite suarchyvuoti.
Tai padaryti galite užvedę mygtuką ant „Aktyvus“ ir jam pasikeitus į „Archyvuoti“ paspausti ant jo.
Jis pasikeis į „Suarchyvuotas“
Suarchyvuotų dokumentų nebebus visų dokumentų sąraše, o juos galėsite pasiekti tik pasirinkus filtrą „Suarchyvuoti“.

Darbuotojų grupės
Įmonės vadovas gali darbuotojui priskirti grupes.
Pirmoji grupė „eSign: įkelti ir pakviesti“ leisianti darbuotojui įkelti elektroninius dokumentus ir pakviesti partnerius juos pasirašyti.
Antroji grupė „eSign: valdyti visus dokumentus“ leisianti darbuotojui matyti ir valdyti visus įkeltus elektroninius dokumentus.
Grupes galima įgalinti tarp kitų darbuotojų leidimų, tai yra darbuotojo kortelėje spaudžiant „Tvarkyti prieigą“ ir skiltyje „E-Dokumentai“ įjungti norimas grupes.